Communication tips for tech people

Photo by Volodymyr Hryshchenko on Unsplash

Hello hello!

I want to talk about communication, mostly focusing on what we, geek souls, do as common mistakes and what we can do to improve it.

Personally, I’ve always tried to make an extra effort to communicate as clearly as possible. And that is a rule I live by, specially when I talk to non-tech people. What I mean by that are managers, scrum masters, project stakeholders and clients for example. We need to know that when we’re talking to someone, and that person is not from an IT area (or maybe even is!), they may simply not know the terms we are used to.

When you try to sound fancy talking about your job, about how you solved or stopped something from happening the other day, you may feel a need to drop-in some technical terms…perhaps you should ignore that need.

Truth is that you will sound like someone who has no empathy to their listener.

Eventually, your colleague may even ignore talking to you because they just don’t get what you say. Ouch.

Imagine you know nothing about cooking, and then you go ask a chef for a recipe, and they talk about all different kinds of kitchen utensils and cooking techniques, using all kinds of French names and other stuff you have no idea about. Would you like that kind of approach? Wouldn’t it be better, if the chef explained it to you in an easier way? Gosh, you just wanted to have dinner.

So whenever you feel like taking a shortcut and use all the terms you do on your job, take simpler steps. Describe them, explain what they are, use common terms, and most importantly – show examples.

Once you remember this rules, your communication should flow more naturally, and people will want to talk to you because now they get it!

Where can you apply all this?

Everywhere. In person/online meetings, emails, blog posts, events. There’s no limit, go for it.

Take a few extra moments to actually explain the process. Always give the person the context behind what you’re talking and they’ll most likely understand it. Don’t get too attached to some terms. You may be even repeating the same thing without realizing it, because you’re not listening to yourself.

For example, let’s say you’re running out of space on your server’s disk drive, due to the size of your backup files. You need to bring in your manager to discuss your options, which may include budget wise decisions.

Start by giving them context. Explain what are the backups. Explain WHY you need to take backups. And win they heart by scaring them off with “here’s what happens if we lose the files for a week”. Show them a screenshot of how much disk space you’ve used vs how much you’ve got left. Bring them the info of how often you clean the folders and zip files, and approximately how much time you spend on that. Once you lay the ground, they will see how relevant that is, and why you need their money support.

That’s what works for me. Looking at if from a slightly different communication tool, I love it when someone is having an issue and they send me an email with all the information I need upfront. A beautiful email would contain things like:

  • what happened
  • when it happened
  • what’s the suspected root cause
  • what happens if this is not fixed within x hours/days/weeks
  • who uses it
  • and if they’re an angel they may even give me a suggested fix (mostly within IT teams)
  • they avoid using really specific terms and describe things instead
  • they avoid using internal terms that others from outside the team may not know

That makes my life easier. I don’t need to be going back and forth about the issue, because just with that one email, I have enough to *at least* start investigating. Honestly, by being proactive about that email, the person just saved ourselves a chunk of time and our inboxes some space. There is nothing more frustrating than going back and forth trying to understand what happened and the other person is just trying to scape from your questions.

There are many other tips about this topic, so I’ll bring it again. In the meantime, what’s something you do that makes your life easier when communicating with non-techs? Share it on the comments below 🙂

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Dicas de Comunicação para pessoas da área de tecnologia

Photo by Volodymyr Hryshchenko on Unsplash

Olá!

Hoje eu vou falar sobre comunicação, com foco no que nós, geeks, cometemos como erros e como podemos melhorar.

Pessoalmente, eu sempre tentei fazer um esforço para me comunicar do modo mais claro possível. Isso é uma regra interna para mim. Especialmente quando eu estou falando com pessoas que não são da área de TI. Como por exemplo, gerentes pessoais, gerentes de projetos, scrum masters, parceiros e clientes, por exemplo. Nós precisamos saber que enquanto estamos falando com alguém, e a pessoa não é da nossa área (ou às vezes até podem ser!), eles podem simplesmente não conhecer os mesmos termos aos quais estamos acostumados.

Quando você tenta parecer espertinho ou espertinha falando do seu trabalho, sobre como foi incrível resolvido aquele problema no outro dia, você talvez sinta uma coceirinha de vontade de jogar uns termos técnicos na conversa…talvez você devesse ignorar essa necessidade.

Na verdade, você só vai aparecer alguém que não tem empatia com o seu ouvinte.

Eventualmente, seu colega pode começar a evitar falar com você pelo fato de não te entender. Essa doeu.

Imagine que você não sabe nada sobre cozinhar (exemplos meramente ilustrativos, ok?). Então você decide pedir uma receita a uma chef de cozinha, e ela te ajuda, mas falando de vários utensílios que você nem conhece, técnicas que você nunca ouviu falar, usando nomes franceses que você não tem ideia nenhuma se são comida ou um xingamento. Você gostaria de ser ajudado assim? Não seria melhor, se a chef te explicasse de uma maneira mais simples? Você só queria jantar, sabe…

“Por que voce não me explica como se eu tivesse 5 anos?”

Então, quando você pensar em pegar o atalho cheio de termos complexos do seu trabalho, talvez dê passos mais simples. Descreva o que está acontecendo, explique o problema, use termos mais conhecidos, e mais importante – mostre exemplos.

Uma vez que você lembrar dessas “regras”, a sua comunicação deve fluir mais naturalmente, e as pessoas vão querer falar com você pois afinal agora eles te entendem!

Onde isto pode ser aplicado?

Todos os lugares e momentos. Reuniões em pessoa e online, posts de blogs, eventos. Não há limites.

Use uns momentos a mais pra realmente explicar os processos. Sempre de o contexto por trás do que você está falando e será mais fácil te entenderem. Não se apegue aos termos. Às vezes você pode até estar repetindo coisas sem perceber, por que você não está prestando atenção na sua fala.

Por exemplo, digamos que você está com pouco espaço no seu servidor, devido ao crescente tamanho dos seus arquivos de backup. Então, você precisa falar com um gerente para discutir opções, que podem incluir decisões que envolvem o orçamento.

Comece explicando o contexto. Fale sobre o que são os backups. Explique por que você precisa deles. E finalmente, ganhe seu gerente com um belo susto mostrando o problemão que você tem se perder os arquivos por uma semana. Mostre um screenshot de quanto espaço você tem vs o quanto está livre. Leve a informação de frequência com qual as pastas são “limpas”, e quanto tempo é gasto nisso. Uma vez que você tenha estabelecido esse terreno, eles vão entender o quão relevante isso é pra você, e por que você precisa do DINHEIRO suporte.

Isso é o que funciona pra mim. Pensando em uma forma um pouco diferente de se comunicar, eu AMO quando alguém tem um problema, e me mandam um email com toda a informação de antemão. Um email lindo desses geralmente possui o seguinte:

  • o que aconteceu
  • quando aconteceu
  • qual a suspeita de problema
  • o que acontece se isso não for consertado em x horas/dias/semanas
  • quem foi impactado
  • e se eles forem um anjo divino eles ate incluem uma sugestão de como resolver o problema (mais comum sendo um outro time de TI)
  • eles evitam usar termos muito específicos e descrevem mais
  • eles evitam usar termos internos que não fazem sentido para outros times

Isso tudo facilita a vida. Eu não preciso ficar escrevendo vários emails, por que logo de uma vez eu tenho o mínimo pra poder começar investigar. Honestamente, sendo proativa no email, a pessoa nos salvou um tempinho e espaço na inbox. Não há nada mais frustrante que tentar pescar informações e a pessoa fugir das perguntas respondendo o mínimo do mínimo.

Existem várias outras coisas que eu gostaria de falar sobre esse tópico, então provavelmente ele voltará. Enquanto isso, o que você faz pra se comunicar com leigos que deixa sua vida mais fácil? Comenta aí embaixo!

Quer praticar seu inglês? Leia o post em inglês aqui.